 |
| http://www.businessgross.com/wp-content/uploads/2013/04/effective-communication.jpg |
Pengertian
Komunikasi
Komunikasi didefinisikan sebagai suatu proses di mana
kita memberikan dan menyampaikan makna dalam upaya untuk menciptakan pemahaman
bersama. Proses ini membutuhkan khasanah yang luas dari keterampilan dalam
pengolahan intrapersonal dan interpersonal, mendengarkan, mengamati, berbicara,
bertanya, menganalisis, dan mengevaluasi. komunikasi dimanfaatkan dalam semua
bidang kehidupan seperti di rumah, sekolah, masyarakat, pekerjaan, dan
seterusnya. Melalui komunikasi, kolaborasi
dan kerjasama antar individu dapat terjadi. Secara Umum komunikasi adalah Usaha
mendorong orang lain menginterprestasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki
oleh orang yang mempinyai pendapat tersebut. Dari pengertian tentang
komunikasi, maka jelas bahwa komunikasi antarmanusia hanya bisa terjadi, jika
ada seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain dengan tujuan tertentu,
artinya komunikasi hanya bisa terjadi kalau didukung oleh adanya sumber, pesan,
media, penerima, dan efek. Unsur-unsur komunikasi juga bisa disebut komponen
atau elemen komunikasi.
proses
komunikasi
Proses komunikasi adalah tahap awal untuk mewujudkan
komunikasi yang efektif. Proses
komunikasi adalah tahap dimana pertukaran makna dan informasi antara pengirim
dan penerima berlangsung. Individu yang mengikuti proses komunikasi akan
memiliki kesempatan untuk menjadi lebih produktif dalam setiap aspek profesi
mereka, dimana Komunikasi yang efektif dapat membawa ke pemahaman yang lebih
dalam.
Proses komunikasi terdiri dari empat komponen utama.
Komponen-komponen meliputi encoding (penciptaan pesan/informasi), media
transmisi, decoding (penerjemahan informasi), dan umpan balik. Ada juga dua
faktor lain dalam proses, dan kedua faktor yang hadir dalam bentuk pengirim dan
penerima. Proses komunikasi dimulai dengan pengirim dan berakhir dengan
penerima.
Pengirim adalah perorangan, kelompok, atau organisasi
yang memulai komunikasi. Sumber ini pada mulanya bertanggung jawab atas
keberhasilan pesan. Unsur-unsur pada pengirim seperti pengalaman, sikap,
pengetahuan, keterampilan, persepsi, dan budaya sangat mempengaruhi pesan dalam
komunikasi. "Kata-kata tertulis, kata-kata yang diucapkan, dan bahasa
nonverbal yang dipilih adalah hal yang terpenting dalam memastikan penerima
menafsirkan pesan sebagaimana dimaksud oleh pengirim" (Burnett &
Dollar, 1989). Semua komunikasi dimulai dengan pengirim.
Langkah pertama pengirim dihadapkan dengan melibatkan
proses encoding. Dalam rangka untuk menyampaikan makna, pengirim harus mulai
encoding, yang berarti menerjemahkan informasi menjadi pesan dalam bentuk
simbol-simbol yang mewakili ide-ide atau konsep. Proses ini menerjemahkan ide
atau konsep ke dalam pesan kode yang akan dikomunikasikan. Simbol dapat
diterjemahkan ke berbagai bentuk seperti, bahasa, kata, atau gerak tubuh.
Simbol ini digunakan untuk mengkodekan ide menjadi pesan agar dapat dipahami
orang lain.
Saat penyandian pesan, pengirim harus memulainya
dengan memutuskan apa yang dia ingin kirimkan. Keputusan ini didasarkan pada
seberapa jauh pengirim yakin bahwa penerima pesan dapat menerima pesannya
dengan baik, serta informasi tambahan
apa yang penerima ingin untuk diketahui.
Oleh karena itupenting bagi pengirim untuk menggunakan
simbol-simbol/pesan/bahasa yang akrab
bagi penerima yang dituju.
Untuk mulai menyampaikan pesan, pengirim menggunakan
beberapa jenis saluran (juga disebut medium). Saluran adalah sarana yang
digunakan untuk menyampaikan pesan. Kebanyakan saluran berbentuk lisan maupun
tertulis, tetapi saluran visual, sebagai hasil dari perkembangan teknologi, akhir-akhir ini menjadi lebih umum. Saluran
informasi secara umum digunakan yaitu telepon dan berbagai bentuk tertulis
seperti memo, surat, dan laporan. Efektivitas berbagai saluran berfluktuasi
tergantung pada karakteristik komunikasi. Misalnya, ketika umpan balik segera
diperlukan, saluran komunikasi lisan lebih efektif karena setiap ketidakpastian
dapat segera dihilangkan. Dalam situasi di mana pesan harus disampaikan kepada
lebih dari sekelompok kecil orang, saluran tertulis sering lebih efektif.
Meskipun dalam banyak kasus, kedua saluran lisan dan tertulis harus digunakan
karena salah satu dapat membantu saluran yang lain
Jika pesan terkirim
melalui saluran yang tidak sesuai, pesannya mungkin tidak mencapai
penerima yang tepat. Itulah sebabnya pengirim perlu memilih channel yang sesuai
, karena akan sangat membantu dalam efektivitas pemahaman penerima. Keputusan
pengirim untuk memanfaatkan baik saluran
lisan atau tertulis untuk mengkomunikasikan
pesan dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti
apakah pesan mendesak? Apakah umpan balik segera yang diperlukan? Apakah
dokumentasi atau catatan permanen yang diperlukan? Apakah isi rumit,
kontroversial, atau privat? Apakah pesan disampaikan pada orang di dalam atau
di luar organisasi? keterampilan komunikasi lisan dan tertulis apakah yang
penerima miliki? Menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu pengirim
memilih saluran yang efektif.
Setelah saluran atau jalur yang tepat dipilih, pesan
memasuki tahap decoding dari proses komunikasi. Decoding dilakukan oleh
penerima. Setelah pesan diterima dan diperiksa, stimulus tersebut dikirim ke
otak untuk ditafsirkan, dan dilakukan pemaknaan dari informasi tersebut.Tahap
ini yang disebut decoding. Penerima mulai menafsirkan simbol-simbol yang
dikirim oleh pengirim, dan menerjemahkan pesan ke diri mereka sendiri.
Komunikasi yang sukses terjadi ketika penerima benar menafsirkan pesan
pengirim.
Penerima adalah perorangan atau individu yang
menerima pesan yang ditujukan. Sejauh mana orang ini memahami pesan akan
tergantung pada sejumlah faktor, yang meliputi: berapa banyak individu yang
tahu tentang topik informasi tersebut,
tanggapan terhadap penerimaan pesan, dan hubungan dan kepercayaan yang
ada antara pengirim dan penerima . Semua interpretasi oleh penerima juga
dipengaruhi faktor pengalaman, sikap, pengetahuan, keterampilan, persepsi, dan
budaya. Hal ini mirip dengan hubungan pengirim dengan pengkodean (encoding).
Umpan balik adalah bagian terakhir dalam rantai
proses komunikasi. Setelah menerima pesan, penerima merespon dalam beberapa
cara untuk diketahui oleh pengirim.
Respon dapat berupa komentar yang diucapkan, mendesah panjang, pesan tertulis,
senyum, atau beberapa tindakan lainnya. "Bahkan kurangnya respon,
sejatinya, masih termasuk dalam bentuk respon" (Bovee & Thill, 1992).
Tanpa umpan balik, pengirim tidak dapat memastikan bahwa penerima telah
menafsirkan pesan dengan benar.
Umpan balik adalah komponen kunci dalam proses
komunikasi karena memungkinkan pengirim untuk mengevaluasi efektivitas pesan.
Umpan balik pada akhirnya memberikan kesempatan bagi pengirim untuk mengambil
tindakan korektif untuk memperjelas pesan yang disalahpahami. "Umpan balik
memainkan peran penting dengan menunjukkan hambatan yang signifikan komunikasi:
perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan berbeda reaksi
emosional" (Bovee & Thill, 1992).
Jenis
Komunikasi
Orang berkomunikasi satu sama lain dalam beberapa
cara yang tergantung pada pesan dan konteksnya yang akan dikirimkan. Pilihan
saluran komunikasi dan gaya Anda berkomunikasi juga mempengaruhi komunikasi.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa ada berbagai jenis komunikasi.
Komunikasi
berdasarkan channel/Media
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi
verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal
bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan
yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.
Komunikasi ini dapat berupa ucapan langsung dari komunikator (oral) juga berupa
pesan yang dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator. Komunikan dapat
mendengar langsung pesan yang disampaikan dan juga dapat membaca pesan yang
disampaikan oleh seorang komunikator dalam komunikasi verbal ini.
2. Komunikasi Non-Verbal
Komunikasi
non-verbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan
kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa
tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian,
potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti
intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.
Para ahli di
bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak
menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal
dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak
dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan
intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi
nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa
komunikasi verbal ataupun nonverbal.
Jenis-jenis komunikasi
nonverbal:
a. Komunikasi objek
Seorang
polisi menggunakan seragam. Ini merupakan salah satu bentuk komunikasi objek.
Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering
dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk
salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain
yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang
yang berpakaian cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak.
Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.
b. Sentuhan
Haptik
adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan
dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di
punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk
komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang
penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima
sentuhan, baik positif ataupun negatif.
c. Kronemik
Kronemik
adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal.
Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok
bagi suatu aktivitas, banyaknya aktifitas yang dianggap patut dilakukan dalam
jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).
d. Gerakan tubuh
Dalam
komunikasi nonverbal, kinesik atau gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi
wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk
menggantikan suatu kata atau frase, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya;
untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya
memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan
jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.
e. Vokalik
Vokalik
atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara
berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya
adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara,
kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara
pengisi seperti "mm", "e", "o", "um",
saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik
hal-hal seperti ini harus dihindari.
f. Lingkungan
Lingkungan
juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya
adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.
g. Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal
Budaya
asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara
nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya
konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya
Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur
Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk
menunjukkan keterpercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap
tidak dapat dipercaya.
3.
Jenis
Komunikasi Berdasarkan Tujuan dan Gaya
Berdasarkan
gaya dan tujuan, ada dua kategori utama komunikasi yang memiliki karakteristik
tersendiri. Jenis komunikasi berdasarkan gaya dan tujuan yaitu:
1.
Komunikasi
Formal
Dalam komunikasi formal, aturan-aturan
tertentu, konvensi dan prinsip-prinsip yang diikuti saat berkomunikasi pesan.
Komunikasi formal terjadi dalam gaya formal dan resmi. Biasanya jajaran
profesi, rapat perusahaan, konferensi menjalani komunikasi dengan tipe formal.
Dalam komunikasi formal, penggunaan slang dan bahasa kotor dihindari dan
pengucapan yang benar diperlukan. Garis otoritas wajib harus ditaati dan
diperhatikan dalam komunikasi formal.
2.
Komunikasi
Informal
Komunikasi informal dilakukan dengan
menggunakan saluran yang berbeda dengan saluran komunikasi formal. Komunikasi
informal termasuk kategori pembicaraan biasa. Hal ini ditetapkan untuk afiliasi
sosial bagi sesama anggota dalam suatu organisasi dan diskusi tatap muka. Hal
ini terjadi antara teman-teman dan keluarga. Dalam komunikasi informal
penggunaan dari kata-kata populer (gaul), bahasa kotor tidak dibatasi.
Biasanya. komunikasi informal dilakukan secara lisan dan menggunakan gerakan.
Komunikasi informal, tidak seperti
komunikasi formal, tidak mengikuti garis otoritas. Dalam suatu organisasi, hal
ini membantu untuk mengetahui keluhan staf sebagai orang mengungkapkan lebih
ketika berbicara informal. Komunikasi informal membantu dalam membangun
hubungan.
Implikasi
Manajerial Komunikasi Terhadap Organisasi
Komunikasi yang efektif dalam organisasi melibatkan
komitmen dari atas ke bawah untuk berkomunikasi secara efektif. Hal ini
merupakan hal sederhana sekaligus rumit. Organisasi yang berkomunikasi secara
efektif mengharapkan komunikasi yang kuat dari atasan kepada bawahan,
memberikan pelatihan dan pembinaan untuk para manajer untuk membantu membangun
keterampilan komunikasi mereka, memiliki alat komunikasi yang cukup untuk
digunakan oleh para manajer dan karyawan, dan mengukur efektivitas upaya
komunikasi mereka.
Komunikasi yang efektif mampu merebut perhatian para
penerimanya, membangun minat dalam topik dan mendorong keinginan untuk membahas
lebih lanjut topik tersebut. Pesan harus mampu memikat penerima dan mendorongnya
untuk menindaklanjuti dengan tindakan nyata. Namun bukan berarti menjadi
manipulatif, melainkan harus benar-benar dengan tujuan dalam upaya untuk
memberikan kesempatan kepada penerima pesan.
Komunikasi dapat disampaikan dalam bentuk pertanyaan
terbuka, pernyataan yang dirasa dapat disetujui langsung oleh penerima. Berikutnya,
pengirim perlu memperhatikan manfaat apa yang diperoleh dalam melakukan
komunikasi dan bagaimana caranya untuk memperoleh dan menjelaskan manfaat
tersebut sehingga penerima bertanya pada diri sendiri "Bagaimana saya bisa
terlibat?" Atau "Bagaimana saya bisa mendapatkan ini?.
Salah satu efek dari komunikasi yang efektif adalah
meyakinkan penerima untuk menyelesaikan
tugas yang diinginkan. Apakah itu membujuk pelanggan untuk menghadiri acara
khusus atau mendorong staf untuk belajar keterampilan baru, staf manajerial
sangat bisa mendapatkan keuntungan dari komunikasi persuasif. Komunikasi
persuasif harus menjadi komunikasi yang saling menguntungkan, dimana
komunikator mencapai hasil yang diinginkan, dan penerima menerima manfaat dari
produk, layanan atau tindakan.
Sumber :
No comments:
Post a Comment